Lange geplant, kurzfristig umgesetzt

Liquiditätsplanung mit Excel

Wie wichtig eine Liquiditätsplanung ist, zeigt sich vor allem in Krisenzeiten. Treasury wird dann rasch mit der Frage konfrontiert, wie sich die neuen Gegebenheiten auf die Liquiditätslage des Gesamtkonzerns auswirken. Das bringt vor allem jene unter Zugzwang, denen dieses Thema in der Vergangenheit kaum Sorge bereitet hat. Wie man innerhalb kürzester Zeit eine Liquiditätsplanung aufsetzt, die so fundiert ist, dass das Management krisenbedingte Entscheidungen treffen kann.

Bei der Frage nach zukünftigen Liquiditätsengpässen oder notwendigen Finanzierungen führt kein Weg an einer Liquiditätsplanung vorbei. Grundlegende Überlegungen zu Intervall, Horizont und einzubeziehenden Einheiten können oft schnell abgehakt werden. Schwieriger werden die Entscheidungen, wenn es beispielsweise um die Themen Planungskategorien, Datenquellen und Systemunterstützung geht. Die zu beplanenden Kategorien sollen möglichst einfach und gruppenweit einheitlich gehalten werden, aber dennoch das oft komplexe Geschäftsfeld des Unternehmens sinnvoll abbilden. Die Datenquellen sollen hinreichend genau und nachvollziehbar sein. Ein professionelles System würde Revisionssicherheit bieten, eine Einführung ist aber in einer konkreten Krisensituation oft schwierig. Denn die für eine Systemeinführung benötigten, aber meist auch in ruhigen Zeiten ohnehin schon knappen Ressourcen sind gerade dann gar nicht oder nur äußerst beschränkt verfügbar.

Gerade aber für die Steuerung in der aktuellen Krise sind der Faktor Zeit und damit eine rasche Umsetzung einer Liquiditätsplanung für die Geschäftsführung von essenzieller Bedeutung. Unter solchem Zeitdruck wird oft die Entscheidung getroffen, sich vorläufig mit einer Planung in Excel zu behelfen.

Excel – vielleicht besser geeignet für eine erste Annäherung?

Von einer Planung in Excel wird erwartet, dass sie einfach umsetzbar ist und zügig zu ersten belastbaren Ergebnissen führt. Dafür werden auch die durchwegs bekannten Nachteile, wie eine fehlende Revisionssicherheit und erhöhte Fehleranfälligkeit, akzeptiert.

Wenngleich manches gegen Excel als konzernweites Planungstool spricht, so gibt es – neben der einfachen Verfügbarkeit und dem Umstand, dass nahezu keine Einschulung der Planungsverantwortlichen notwendig ist – noch einen weiteren, wesentlichen Pluspunkt, der auf den ersten Blick nicht ganz offensichtlich ist:

Die Notwendigkeit einer gewissenhaften Konzeption. Unabhängig vom verwendeten Planungsinstrument müssen vor dem Aufsetzen jedweder Planung viele grundsätzliche Fragen beantwortet und klare Prozesse überlegt werden. Bei einer Realisierung in Excel liegt der Fokus zu Beginn uneingeschränkt und ohne Ablenkung auf der Konzeption selbst. Bei einer Systemeinführung hingegen bestünde die Gefahr, dass das Hauptaugenmerk auf dem System selbst liegt und konzeptionelle Inhalte dadurch ins Hintertreffen geraten.

Eine erste Planungsstruktur ist zwar schnell skizziert, der Versuchung eines raschen gruppenweiten Roll-outs erliegt man jedoch bei Excel-basierten Lösungen in der Regel eher nicht, da jede auch noch so kleine Änderung im Nachgang viel zu aufwendig wäre. Stattdessen fließt gerade zu Beginn viel Energie in die Diskussion und Abstimmung der umrissenen Planungskategorien mit den zukünftig Planungsverantwortlichen. Schließlich gibt es viele Fragen zu beantworten: Auf welche Datenquellen können wir zurückgreifen? Ist eine automatisierte Übernahme und Aufbereitung einzelner Informationen sinnvoll? Wie können wir die Planung so gestalten, dass die zentralen Informationsbedürfnisse ausreichend erfüllt werden? Wie vermeiden wir, dass auf lokaler Ebene kein doppelter Aufwand entsteht und der gewonnene Mehrwert gewürdigt und sinnvoll eingesetzt wird?

So ergibt sich Schritt für Schritt auf Basis der ersten Überlegungen und gemeinsamen Diskussionen mit den unterschiedlichen Beteiligten ein klares und genau definiertes Zielbild für Inhalt, Prozess und Verarbeitung der Ergebnisse. Planungsabläufe werden festgelegt und die Struktur abgestimmt. Die Verantwortlichen werden inhaltlich abgeholt und von Beginn an miteinbezogen.

Inhaltliche Erkenntnisse stehen im Vordergrund

Am Ende der Konzeptphase steht ein Dokument mit abgestimmten Inhalten und eine Planungsstruktur in Excel, die schnell und ohne viel Aufwand zu einer vollständigen Liquiditätsplanung erweitert werden kann. Der vertraute Umgang mit diesem flexiblen Standardwerkzeug ermöglicht es, die Planung ohne gröberen Implementierungsaufwand gruppenweit auszurollen.

Mit wenigen Visual-Basic-Programmierungen

(VBA) sind zudem eine Konsolidierung und die Erstellung von Plan-Plan- und Plan-Ist-Abweichungsanalysen möglich. Darüber hinaus können auf diesem Weg verfügbare Datenquellen angezapft und Rohdaten aus Vorsystemen automatisiert übernommen werden. Aufgrund der „Open source“-Programmierung (das bedeutet, für Dritte einseh- und veränderbar) können Anpassungen und Erweiterung – mit dem notwendigen Wissen – gegebenenfalls auch ohne externen Support durchgeführt werden.

Der gesamte Prozess, vom Wunsch nach einer Liquiditätsplanung bis zu den ersten belastbaren Zahlen, kann so innerhalb weniger Wochen abgeschlossen sein. Ein abgestimmtes Konzept und eine Planungsstruktur, mit deren Inhalten und Datenquellen die Planungsverantwortlichen bereits vertraut sind, bilden ein solides Fundament für die Anlieferung der Plandaten. Darauf aufbauend zeigt die Konsolidierung dann konkrete Aussagen zum künftigen Liquiditätsbedarf.

Wird zu einem späteren Zeitpunkt entschieden, ein revisionssicheres System für die Liquiditätsplanung zu verwenden, ist es kein ganz so großer Schritt mehr von der Planung in Excel zur einer – durchaus empfohlenen – professionellen Systemunterstützung: Die erforderlichen Inhalte sind bereits klar definiert und erprobt, ermöglichen daher eine transparente Angebotslegung seitens der Systemanbieter und anschließend eine friktionsfreie Umsetzung. Die zuvor in eine Excel-Lösung investierten Bemühungen machen sich weiterhin bezahlt.

SLG unterstützte in diesem Bereich zuletzt das Chemieunternehmen CHT und die Georg Thieme Verlagsgruppe bei der inhaltlichen Konzeption und der Umsetzung einer gruppenweiten Liquiditätsplanung in Excel. Ziel war es in beiden Fällen, im ersten Schritt ohne Anschaffung einer zusätzlichen Systemunterstützung und mit wenig Implementierungsaufwand einen Überblick über die aktuelle Liquiditätssituation und deren zukünftige Entwicklung zu erhalten. Da wir die notwendigen Tools und die Planungserfahrung mitbrachten, musste vor allem bei der technischen Umsetzung in Excel nicht bei null gestartet werden.


Der Autor:

Peter Schmid

Peter Schmid
Senior Berater bei Schwabe, Ley & Greiner

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