Der Teufel steckt im Detail

Die Leistungspalette eines Payment Service Providers muss exakt definiert werden.

Hat man sich für einen neuen Payment Service Provider (PSP) zur Abwicklung der Omnichannel Payments entschieden, wollen sowohl der Anbieter als auch der Kunde zeitnah mit der Umsetzung beginnen. Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollte vor Vertragsunterzeichnung unbedingt ein detailliertes Pflichtenheft ausgearbeitet werden.

Selbst wenn Sie sich bei der Auswahl nicht nur auf schöne Powerpoint-Folien gestützt haben und die Anbieter zur Abwicklung Ihrer Omnichannel Payments im Rahmen von Workshops auf Herz und Nieren geprüft wurden, sollte es nicht zur Vertragsunterzeichnung kommen, bevor die wichtigen Bestandteile der Dienstleistung schriftlich festgehalten und als integraler Bestandteil in das Vertragswerk aufgenommen wurden.

Die Ausarbeitung eines detaillierten schriftlichen Pflichtenhefts („Scoping“) hat sich bei Auswahl und Implementierung von Treasury-Management- oder Zahlungsverkehrssystemen längst etabliert. Für die meisten PSPs ist ein solches Vorgehen aber nicht der Standard.

Mit dem Scoping werden die Anforderungen in konkrete Lösungen überführt und so der Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung gelegt. Alle wichtigen Zusicherungen und Versprechen des Payment Service Providers aus dem vorgelagerten Auswahlprozess müssen noch einmal auf den inhaltlichen Prüfstand gestellt werden. Zum einen gilt es zu vermeiden, dass der Anbieter zum Nachteil des Kunden den einfachsten anstatt des bestpassenden Ansatzes wählt, zum anderen muss die vollständige vertragliche Dokumentation aller relevanten Leistungen gewährleistet sein, um nachträgliche, allenfalls kostspielige „Change Requests“ zu vermeiden.

Was genau muss abgedeckt werden?

Die wesentlichsten Punkte, die es schriftlich festzuhalten gilt, sind die abzudeckenden Länder und Zahlarten. Diese Abdeckung sollte bereits im Rahmen des Auswahlverfahrens intensiv diskutiert und verglichen worden sein. Wie im traditionellen Zahlungsverkehr steckt aber auch hier der Teufel im Detail und dieses gilt es schriftlich festzuhalten. Ein typisches Beispiel sind die Arbeitsschritte, welche der neue PSP für die jeweiligen Zahlarten abdeckt. So ermöglichen beispielsweise die meisten Anbieter die Einbindung von „Amazon Pay“ in Ihrem Webshop, doch während die einen auch die Auszahlung der Umsätze und das Berichtswesen für diese Zahlart übernehmen, müssen Sie sich bei anderen selbst darum kümmern. Insbesondere bei exotischeren Zahlarten wie AliPay oder WeChat Pay ist es auch besonders wichtig, dass Sie die Abdeckung nach Ländern schriftlich festhalten. Wenn ein Anbieter diese Zahlarten in Deutschland oder der Schweiz ermöglicht, können Sie diese nicht zwingend auch Ihren Kunden in den USA anbieten. Insbesondere, wenn es um mehr als nur klassische Debit- oder Kreditkarten geht, befinden wir uns jedoch in einem sehr dynamischen Markt. Neue Zahlarten kommen hinzu, andere verschwinden. Sie können deshalb nicht von Ihrem PSP erwarten, dass er Ihnen vertraglich pauschal zusichert, in fünf oder sogar zehn Jahren noch genau dieselben Zahlarten zu unterstützen wie heute.

Ein zweiter wichtiger Punkt, der im Rahmen des Scopings zu definieren ist, ist die Auszahlung der Umsätze. Hierbei ist eine Reihe wichtiger Fragen zu klären: Mit welcher Verzögerung bzw. zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Auszahlung? Wohin werden die Umsätze ausbezahlt? Auf welcher Basis erfolgen allfällige Fremdwährungskonvertierungen? Auch das sind Punkte, die unbedingt bereits im Auswahlverfahren und nicht erst im Scoping-Workshop zur Sprache kommen sollten. Entscheidend ist jedoch auch hier, dass man sie verbindlich festlegt. Nicht selten entpuppt sich ein Prozess im Scoping als doch nicht ganz so automatisiert oder die Auszahlungsmodalitäten als doch nicht ganz so flexibel, wenn man es schwarz auf weiß und als verbindlichen Vertragsbestandteil geregelt haben möchte.

Ein drittes zentrales Thema im Scoping mit einem PSP ist das Transaktionsberichtswesen, das die Grundlage für die automatisierte Verarbeitung der Umsätze in der Buchhaltung darstellt. Je nach Anbieter gibt es für verschiedene Zahlarten unterschiedliche Berichte und auch bei der Verfügbarkeit kundenspezifischer Informationen – wie z. B. Transaktions- oder Kundenidentifikationsnummern – gibt es teilweise erhebliche Unterschiede. Falls die Entwicklung kundenspezifischer Berichte notwendig ist, kann dies zudem auch ein relevanter Kostentreiber sein, der unbedingt vor Vertragsabschluss bekannt sein sollte. Von den Aufrufparametern bis zu Struktur, Inhalt und Layout des Transaktionsreports empfiehlt es sich, alles frühzeitig in Excel zu skizzieren und diese Beispiele ins Pflichtenheft aufzunehmen.

Implementierung und Aufgabenverteilung nicht vergessen!

Zusätzlich zu diesen drei fachlichen Kernthemen muss ein umfassendes Scoping-Dokument selbstverständlich auch alle weiteren kundenspezifischen Anforderungen an die Administrationsplattform, die Einbindung des Webshops oder die verfügbaren Zahlterminals abdecken.

Neben den inhaltlichen Aspekten der zu erbringenden Dienstleistung soll das Scoping-Dokument aber auch die Umsetzungsschritte der Implementierung sowie die Aufgabenverteilung zwischen Unternehmen und PSP beschreiben. Es ist klar, dass in der Regel zu diesem Zeitpunkt noch kein finaler Umsetzungsplan auf Tagesbasis vorliegen wird. Die zentralen Eckpfeiler der Implementierung, wie eine Etappierung der Implementierung oder die grundsätzlichen Aufgaben im Projektmanagement, sollten jedoch bereits geregelt werden.

Bis die finale Version des Scoping-Dokuments tatsächlich vorliegt, werden erfahrungsgemäß mehrere Abstimmungsrunden benötigt. Parallel dazu sind auch die Vertragsentwürfe und allfällige Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs) einer tiefgehenden Prüfung zu unterziehen. Neben den formal juristischen Aspekten gilt es hier insbesondere auch fachliche und inhaltliche Widersprüche mit dem Scoping- Dokument zu erkennen und aufzulösen.

Entscheidend für die Qualität des Scopings ist ein profundes technisches Fachwissen. Wir haben unter anderen auch Ravensburger und das Fraunhofer Institut bei der Optimierung ihrer Omnichannel Payment Prozesse und insbesondere dem Scoping mit den neuen PSPs begleitet. Dank dieser umfangreichen Projekterfahrung können wir Sie in diesem Bereich gezielt und effizient unterstützen:

  • Vorbereitung und Strukturierung des Scoping- Workshops: Wir geben dem Anbieter die Struktur vor und stellen sicher, dass alle wichtigen Punkte abgedeckt werden. Um eine zielgerichtete und effiziente Bearbeitung aller relevanten Themen im Scoping-Workshop zu gewährleisten, können wir Sie auch bei der Erstellung eines Pre-Scoping-Dokuments unterstützten, das dem Payment Service Provider im Vorfeld des Workshops übermittelt werden kann.
  • Begleitung des Scoping-Workshops: Hierbei können wir dank unserer Erfahrung auf eine Reihe von Checklisten aus bisherigen Projekten zurückgreifen. So stellen wir sicher, dass eine vollständige Erhebung aller wichtigen Anforderungen erfolgt und diese im Scoping-Dokument abgedeckt sind.
  • Abstimmung Scoping-Dokument: Im Anschluss an den Workshop prüfen wir die Vollständigkeit des vom Payment Service Provider erstellten Scoping-Dokuments hinsichtlich der im Vorfeld definierten Anforderungen.
  • Screening der Vertragsunterlagen: Wir wissen, auf welche inhaltlichen Punkte Sie bei den Vertragsunterlagen achten müssen und identifizieren allfällige Widersprüche zwischen Vertragsunterlagen und Scoping-Dokument.


Die Zahlungstransaktionen Ihrer Kunden im Internet oder am Point-of-Sale (POS) zählen genauso zum Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens wie Lieferantenzahlungen oder interne Kontoüberträge und gehören damit zu einer der Kernaufgaben jeder Treasury-Abteilung. Wir unterstützen Sie gerne bei der Entwicklung eines Fachkonzepts, der Auswahl eines neuen Payment Service Providers und dem anschließenden Scoping und legen so den Grundstein für eine reibungslose und kosteneffiziente Abwicklung Ihrer Omnichannel Payments.

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