Bankenanbindung am Prüfstand

Auswahl einer Plattform für die Bankenanbindung bei Fujitsu.

Fujitsu ist in Europa ein TIS-Kunde der ersten Stunde – die Zahlungsverkehrsplattform ist seit mittlerweile zehn Jahren im Einsatz. Höchste Zeit also, diese mal auf den Prüfstand zu stellen. Im Zuge der europaweiten Einführung von SAP S/4 HANA bot sich eine gute Gelegenheit dazu.

Unsere wesentlichen Ziele im Zahlungsverkehr bei Fujitsu wurden folgendermaßen festgelegt: Sicherheit weiter erhöhen, Transparenz schaffen und optimale Bankenkommunikation sicherstellen. Ein wichtiger Aspekt ist auch, so viele Prozesse wie möglich integriert innerhalb eines Systems abzubilden. Aus diesem Grund wird bei Fujitsu der gesamte Freigabeprozess im Zahlungsverkehr in das SAP-Modul BCM verlagert.

Bei der Auswahl einer Plattform für die Bankenanbindung sollte neben der Integration in S/4 HANA und der Anbindung aller Banken in Europa auch auf den Implementierungsaufwand und den gesamten technischen Set-up Augenmerk gelegt werden. Entsprechend berücksichtigt werden müssen auch die Roadmap der Anbieter hinsichtlich zukunftsweisender Technologien sowie natürlich der Kostenaspekt.

In einer ersten Analyse wurde TIS verschiedenen SWIFT Service Bureaus, der SAP Multi-Bank Connectivity (MBC) und einer direkten (In-House) Anbindung über EBICS/SWIFT gegenübergestellt. Da der interne IT-Aufwand niedrig gehalten und auch die Formatkonvertierung ausgelagert werden sollte, schieden SAP MBC und die In-House-Lösung bereits im ersten Schritt aus.

Die Herangehensweise

Um die Alternativen miteinander vergleichen und die für uns am besten geeignete bestimmen zu können, wurde gemeinsam mit Schwabe, Ley & Greiner ein umfassender RfP-Prozess gestartet. Die spezifischen Anforderungen wurden in einem ersten Schritt erhoben und in einem Anforderungsprofil festgehalten. Dabei ist es wichtig zu berücksichtigen, dass die Bankenkommunikation weit mehr beinhaltet als die einfache Zahlungsübermittlung von A nach B. Zwar erschienen viele Anforderungen klar, es galt jedoch bereits in dieser Phase jene zu identifizieren und herauszuarbeiten, die auf den ersten Blick unscheinbar, in ihrer Umsetzung aber alles andere als trivial sind. Die Tücken liegen hierbei, wie so oft, im Detail. Dieser Schritt musste daher sehr gewissenhaft durchgeführt werden. Insbesondere musste auf folgende Anforderungen eingegangen werden:

  • Etablierung eines sicheren Kommunikationskanals via EBICS, Host-to-Host und SWIFT sowohl für eingehende als auch für ausgehende Transaktionen unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit, Kosten und des erforderlichen Implementierungsaufwands
  • Sicherheit im gesamten Prozess (kein Zwischenspeichern von Dateien bis zum Versand der Bank, Zwei-Faktor-Autorisierung)
  • sichere Anbindung an und Integration in SAP S/4 HANA (BCM-Modul) via PO/PI (Verschlüsselung der Daten, Austausch von Zertifikaten)
  • Übermittlung von Zahlungen (einheitliche und revisionssichere Abläufe für Überweisungen und Lastschriften)  Konvertierungsservice in alle notwendigen Zahlungsformate (MT101, pain.001 und pain.008, sowie weitere lokale Formate wie z.B. BACS)
  • Statusmeldungen der Bank müssen von der Plattform abgerufen und SAP zur Verfügung gestellt werden
  • Abholung von Kontoauszügen von allen Banken und Ablage zu einem vordefinierten Zeitpunkt in einer vereinbarten Ordnerstruktur in S/4 HANA, Konsistenzprüfung der Auszüge  optionale Anforderungen: Sanction Screening und Fraud Detection, Bankgebührenanalyse, Datenaustausch via API-Technologie

Die einzelnen Anforderungen wurden in weiterer Folge in einen umfassenden Fragenkatalog übernommen und fünf Anbietern über die SLG Systemplattform zur Beantwortung vorgelegt. Hierbei wurden nicht nur Treasury-relevante Fachfunktionen, sondern insbesondere auch Rahmenbedingungen zur IT-Infrastruktur und zur Systemsicherheit berücksichtigt.

Im Hinblick auf den straffen Zeitplan standen wir vor der Herausforderung, die Ausschreibung zügig und effizient durchzuführen. Mit der Abwicklung über die SLG Systemplattform wurde das bestmöglich umgesetzt, da alle wesentlichen Anbieter bereits angebunden sind. Die Anbieterantworten und die übermittelten Angebote wurden in weiterer Folge ausgewertet und in vergleichbarer Form präsentiert. Auf dieser Basis konnte der Anbieterkreis weiter eingeschränkt werden, um schließlich drei Kandidaten zu weiterführenden Workshops einzuladen.

Bei diesen musste insbesondere sichergestellt sein, dass nicht Standardpräsentationen gezeigt, sondern auf die Anforderungen und typischen Prozesse von Fujitsu eingegangen wird. Im Vorfeld der Workshops wurden den Anbietern daher speziell auf Fujitsu abgestimmte Fallbeispiele übermittelt, die im Zuge von Online-Präsentationen vorgestellt werden mussten. Im Detail ging es dabei um folgende Aspekte:

  • Bankenkonnektivität (Hybridlösungen, empfohlene Anbindung, Details zum SWIFT On-boarding, Übermittlung der Approver an die Bank, Zeitplan)
  • technische Anbindung an SAP S/4 HANA (Netzwerkkonnektivität, preisliche Auswirkungen, Übertragungsprotokolle, Ver- und Entschlüsselung, Nutzung von PO/PI als Middleware)
  • vollständige Integration des Zahlungsverkehrprozesses (Aufteilung zwischen lokalen Einheiten, Shared-Service-Center und Treasury) Übermittlung von Zahlungsdateien (neben Massenzahlungen auch einzelne manuelle Zahlungen, Arten von Prüfungen, Straight-Through-Processing, Beschreibung des Prozesses und Demo)
  • Beschreibung der verschiedenen Workflows bei der täglichen Abholung von Kontoauszügen und dem Empfang von Statusnachrichten  Services bei Kontoauszügen (Konvertierung, Split, Merge, Formate, Dekomprimierung)  Support und Projekt-Management während des Roll-outs (Aufteilung der Verantwortlichkeiten, Testing, Hotline, Backup-Service, Zeitplan)
  • Pricing und legale Themen (Preisgestaltung, Kostenübersicht, Zusatzleistungen, Haftungs-fragen, Gerichtsstand, Kündigung, Mindestlaufzeit)
  • Roadmap (Entwicklungen, geplant in den nächsten Jahren)
  • Referenzkunden

An den Workshops nahmen neben den Experten aus der Treasury-Abteilung weitere Kollegen aus der IT sowie dem Einkauf teil. Somit konnten die vorgestellten Lösungen ganzheitlich betrachtet und in weiterer Folge auch beurteilt werden. Die Beurteilung der Workshops erfolgte anhand eines standardisierten Bewertungsschemas, wodurch Vergleichbarkeit und Auswertbarkeit sichergestellt wurden.

Die Entscheidung

Aus den Workshops ging Fujitsu mit zwei Anbietern in weitere Abstimmungen und Verhandlungen. Offene Fragen konnten auch in einem Call mit einem Referenzkunden geklärt werden. Parallel dazu wurden mit TIS in einem gemeinsamen Workshop, ebenfalls mit IT-Unterstützung, neue Themen besprochen und offene Fragen geklärt. TIS hat an dem RfP-Prozess selbst nicht teilgenommen.

Nach der Auswertung der Fragebögen und Beurteilung der Workshops sowie einer umfassenden Prüfung der Preisangebote fiel die Entscheidung für die zukünftige Zahlungsverkehrsplattform nicht leicht. Die Unterscheidungsmerkmale sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile mussten sorgfältig herausgearbeitet werden.

Es zeigte sich, dass der Großteil der SWIFT Service Bureaus den Speziallösungen im Zahlungsverkehr um nichts nachsteht. Es wird hier nicht nur die Bankanbindung als Dienstleistung angeboten. Mit dem sehr breit gefächerten Leistungsspektrum wie im Standard enthaltene Formatkonvertierungen, umfassende Services bei den Kontoauszügen wie z. B. Konvertierungen und Backups, dem präsentierten Reporting und den angebotenen Zusatzleistungen wie z. B. dem Sanction Screening konnten die  finalen Kandidaten im RfP-Prozess beeindrucken. Außerdem boten einige Anbieter nach einem Blick auf die Bankenlandschaft die Möglichkeit, ohne sofortiges SWIFT On-Boarding zu starten. SWIFT Service Bureaus sind durchaus offen für Hybridlösungen, also der Nutzung von EBICS oder H2H-An-bindungen neben SWIFT.

Die finale Entscheidung wurde letztendlich für die bisher eingesetzte Plattform TIS getroffen, da sie im Vergleich zu den Lösungen der SWIFT Service Bureaus, mit ihrer tiefen SAP-Integration auch in der zukünftigen Systemlandschaft die bestgeeignete Alternative für Fujitsu darstellt. Neben dem technischen Set-up, dem Ausblick auf die Roadmap sowie der Möglichkeit der Anbindung aller europäischen Banken (voraussichtlich ohne SWIFT) trug natürlich auch der erheblich geringere Implementierungsaufwand zum Ergebnis bei. Ein Großteil der Banken ist ja bereits angebunden – und dadurch auch das Wechselrisiko entsprechend geringer. Und zu guter Letzt wurden neue Module und Dienstleistungen in den Vertrag aufgenommen und auch die Konditionen aufgefrischt.

Das Fazit

Wir können die Prüfung eines bereits seit Längerem im Einsatz befindlichen Systems sehr empfehlen. Man verschafft sich nicht nur einen aktuellen Marktüberblick, sondern bekommt auch einen Eindruck vom aktuellen Stand der Technik. Auch ohne Anbieterwechsel wird die bestehende Geschäftsverbindung neu belebt, indem neue Leistungen des Anbieters genutzt werden und die Zusammenarbeit mit frischem Elan wieder Fahrt aufnimmt.

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