Den Zahlungsverkehr neu gestalten – Ein neues Setup im Zahlungsverkehr und der Weg dorthin

Die Autorin: Andrea Kemetmüller ist Partnerin bei Schwabe, Ley & Greiner.

Ein neues Setup im Zahlungsverkehr und der Weg dorthin: Welche Entscheidungen zu Bankenauswahl, Zahlungsformaten und Bankenkommunikation zu treffen sind und ob es sich auszahlt, die Bankenanbindung an einen externen Provider auszulagern.

Nichts steht bei Unternehmen derzeit weiter oben auf der To-do-Liste, als den Zahlungsverkehr neu zu gestalten. War vor einigen Jahren der Anlass dazu das Bestreben, eine Payment Factory einzurichten, so geht es bei der Neugestaltung des Zahlungsverkehrs heute vor allem darum, Sicherheit und Transparenz zu erhöhen.

Das Ganze im Blick haben

Auch bei der Konzeption eines Zahlungsverkehrs-Setups und der dazugehörigen Bankenanbindung lautet die Devise, das Mengengerüst und die Ausgangslage zu kennen: In welchen Ländern nutzen die Gesellschaften welche Zahlungsarten mit welchen Volumina? Welche Banken sind daran beteiligt und was sind die Besonderheiten der Gesellschaften? Diese Fragen sind zu beantworten, um profunde Entscheidungen treffen zu können. Vor allem aber gilt es, einen klaren Zielprozess und ein Zielbild hinsichtlich der zukünftigen Bankenlandschaft auszuarbeiten, die Art der Anbindung, die genutzten Formate und die genutzten Systeme; das ist der Startpunkt, um ein so diffiziles Projekt erfolgreich ablaufen zu lassen. Zum Thema „Zahlungsverkehrsanbindung“ würde man beim Bullshit-Bingo die relevanten Schlagwörter sehr rasch abhaken können, so verzweigt und techniklastig ist dieser Bereich. Die Technik, so die herrschende Meinung, dominiert die zu lösenden Aufgaben. Klar gilt es viele technische Festlegungen zu treffen und umzusetzen – die schwierigere Aufgabe ist es jedoch, zu Zahlungsverkehrsanbindung: Neuordnung für Sicherheit und Transparenz. entscheiden, welche Anbindungsart an die Banken und welches System verwendet werden sollen; jedes bietet schließlich Vor- und Nachteile.

Zielgerichtet vorgehen

Legen Sie zuerst die zukünftige Kernbankenstruktur fest – und bei der Auswahl harte Auswahlkriterien an. In welcher Form Sie die Kernbank im Zahlungsverkehrsprozess unterstützen kann, ist ein wesentlicher Entscheidungsfaktor. Ein strukturiert durchgeführter RfP und ein Beauty Contest können nutzbringende Klarheit bringen. Sieht Ihr Zielprozess einen „Single Point of Entry“ vor (wo die Bank die Zahlungsverkehrsdateien in die Länder und zu den einzelnen Auftraggeber-Banken verteilt), dann verlangen Sie von der zukünftigen Kernbank eine Zusicherung, welche Länder und Zahlungsarten erreicht werden können. Sie können von der Kernbank auch eine Anbindung über EBICS erwarten. Dieser Kommunikationskanal kristallisiert sich immer mehr als Alternative auch außerhalb der EBICS-Standard-Länder Deutschland, Österreich, Schweiz und Frankreich heraus. Aber auch der gute alte „MT101-Service“, mit dem Zahlungsaufträge im SWIFT-MT101-Format an eine Bank eingereicht werden und die Bank diese an die Auftraggeber-Bank weiterleitet, kann eine rasch umzusetzende Alternative sein, wenn es sich bei den zu erreichenden Banken um geringe abzuwickelnde Stückzahlen handelt. Oder vielleicht auch nur um eine Zwischenlösung für ein akutes Problem. Denn sehr wahrscheinlich werden Sie, zusätzlich zu den nach Regionen ausgewählten Kernbanken, immer noch ein paar wenige Banken außerhalb dieses Kreises haben, die bedient werden wollen. Dieser „Forwarding-Dienst“ erfolgt über das SWIFT-Netz und erreicht somit fast jede Bank. Die dafür erforderlichen Vereinbarungen zwischen der weiterleitenden Bank und der zahlungsausführenden Bank sind schnell abgeschlossen. Allerdings ruft letztere bei der Zahlungsausführung oft einen Auslandszahlungspreis auf. Umso mehr ist für eine Entscheidung zugunsten dieser Variante die Kenntnis des Mengengerüstes unabdingbar. Electronic-Banking-Anbindungen zu reduzieren und ein unternehmensweit einheitliches System zur Zahlungsverkehrsfreigabe zu nutzen, ist Standard bei der Neugestaltung des Zahlungsprozesses – gerade aus Sicherheits- und Transparenzgründen. All die Token, die für unterschiedliche Banken in den Schubladen liegen, oder in diversen EB-Systemen verwaltete Zeichnungsberechtigte werden in etlichen Jahren wohl der Vergangenheit angehören.

Ressourcen: Hand aufs Herz

Bleiben Sie realistisch! Eine Zahlungsverkehrsumstellung erfordert erhebliche Ressourcen, von der Fachseite, aber vor allem von der IT. Zahlungsläufe und Kommunikationskanäle einzurichten, die festgelegten Formate herzustellen sind die wesentlichen Aufgaben, gefolgt vom nicht zu unterschätzenden Aufwand fürs Testen. Jede Bank ist ein „Aufwandsmultiplikator“. Wem das zu viel Aufwand ist: Eine Option wäre, die komplette Bankenanbindung auszulagern. Anbieter wie TIS, FIDES, diverse TMS-Anbieter, SWIFT-Service-Bureaus, aber auch Banken selbst bieten diesen Service an. Bei der Auslagerung an solche Externe gilt es, im Rahmen des Beauty Contests klar herauszuarbeiten, in welchem Format die Anbindung an den „Concentrator“ erfolgen soll. Vergessen Sie dabei nicht, die Personal und Steuerzahlungen in den Ländern der Tochtergesellschaften zu berücksichtigen: Nicht erst einmal ist aus diesen Zahlungsarten erst bei der Umsetzung ein ungeplanter Aufwand angefallen, weil diese in der Beauty-Contest-Phase nicht am Radar gewesen waren. Ein „Full Service“, wie z. B. von TIS angeboten (ein SAP Plug-in oder eine „Agent Software“ für Non-SAP-Systeme erzeugt ein Einheitsformat und der Anbieter übernimmt die komplette Konvertierung ins richtige Detailformat der Banken), hat seinen Preis, der dem alternativ anfallenden internen Aufwand gegenüberzustellen ist. Wollen Sie die Abhängigkeit und Kanalisation von einem Anbieter bewusst nicht eingehen, kommen Sie um die Auswahl einer „Middle Ware“ nicht umhin. Grundvoraussetzungen eines solchen Systems: Die Funktionen zur Verwaltung von Kontenstammdaten und Zeichnungsberechtigungen, diverse Freigabefunktionen unter Berücksichtigung von Freigabestufen oder Betragslimiten und, ebenfalls sehr wesentlich, das Zahlungshandling. Dateien von A nach B zu verschieben, entspricht mittlerweile nicht mehr dem Sicherheitsstandard. Direktabholung aus Datenbanktabellen, wie z. B. aus der „Themse“ bei SAP, sind Pflicht. Bei einer Auswahl unbedingt zu berücksichtigen ist, dass beispielsweise mit SAP bereits Formatbäume und mit SAP BCM Zahlungsfreigabe-Monitore und -Funktionen vorhanden sind. Wichtig ist es oft, auch jene Gesellschaften oder Fälle zu berücksichtigen, bei denen noch keine automatischen Zahlungen möglich sind und es daher erforderlich ist, Zahlungsformate in den unterschiedlichsten Länderformaten aus manuell eingegebenen Daten zu erstellen. Hier unterscheiden sich die derzeit am Markt angebotenen gängigen Lösungen sehr deutlich.

Die Mischung macht’s

Auch wenn ein komplett einheitliches Zahlungsverkehrssystem gewünscht ist – in der Realität wird es meist ein gezielter Mix. Die Komplettabdeckung über ein einheitliches Zahlungsfreigabe- und Kommunikationssystem ist derzeit – außer bei einer sehr konzentrierten Bankenlandschaft – tatsächlich nur über SWIFT zu haben, entweder über Direktanbindung oder über ein SWIFT-Service-Bureau mit einem davor eingerichteten Freigabe-System. Aber auch eine „Nicht-SWIFTConcentrator“-Lösung hat oft noch eine „Restbank“-Lösung via SWIFT im Bauch, selbst wenn sich dann der Concentrator darum kümmert. Ein strukturiertes Auswahlverfahren ergibt häufig eine Mischung von verschiedenen Lösungen. Wenn Sie sich bewusst gegen einen Concentrator entscheiden, könnte Ihr zukünftiges Zahlungsverkehrs-Setup auch so aussehen:

  • Anbindung an die Kernbank A via Host-to-Host und Verteilung in die Kernbanken-Länder A bis O
  • Anbindung an ausgewählte Kernbanken für die Region N via EBICS und Verteilung in die Kern banken-Länder P bis W
  • MT101-Service einer Kernbank für erforderliche Nebenbanken in den Ländern X, Y, und Z

Eine klar definierte Zielstruktur, ein strukturierter Auswahlprozess und ein realistisch gerechneter Business Case sind die Meilensteine auf dem Weg zum neuen Zahlungsverkehrs-Setup; mit ihrer Hilfe können Sie fundierte Entscheidungen treffen und diese anschließend nach Prioritäten schrittweise umsetzen.

Platz für Dritte

Neues wird sich in den nächsten Jahren bei den Dienstleistungen rund um die Bankenanbindung tun: Mit dem Inkrafttreten der PSD2 wurden die Zahlungsdienste oder Zahlungsfreigabemöglichkeiten für Dritte geöffnet; bestehende und sich derzeit neu entwickelnde Zahlungsdienstleister werden sich vernetzen, erste Transaktionen über das Ripple-Netzwerk sind im Test. Es bleibt wieder einmal spannend!

Andrea Kemetmüller
Partner
Schwabe, Ley & Greiner
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