Zwischen zwei Welten

Behalten Sie die Liquiditätsentwicklungen der nächsten Tage im Blick!

Es muss nicht immer gleich ein ausgewachsenes Treasury-Management-System sein, um Transparenz und Steuerungsfähigkeit herzustellen: Zwischen simplen Excel-Listen und einer ausgefeilten Systemlandschaft können geeignete Lösungen wie beispielsweise das Dispositions-Tool von SLG die Lücke ressourcenschonend schließen.

Im Austausch mit unseren Kunden stellen wir regelmäßig die Frage, ob das Treasury durch die jeweiligen Systeme adäquat unterstützt wird. Als Antwort erhoffen wir ein Treasury-Management-System (TMS), das idealweise nicht allein steht, sondern in eine komplexe Landschaft eingebunden ist: Im engen Verbund mit dem ERP-System werden Informationen zu Zahlungen, Buchungen und Planungen ausgetauscht, während Marktdatenlieferanten, Handelsplattformen, Berichtsgeneratoren und viele weitere Parallelsysteme das Bild komplettieren. Das wäre der Idealzustand. Dem gegenüber sehen wir jedoch noch häufig Kunden, die sich mittels einfacher Excel-Listen und Kalendereinträgen zielsicher durch die Untiefen von Fälligkeiten, Kontendisposition und Termingeschäften navigieren.

Doch was liegt zwischen den beiden Enden der Skala? Muss jede Treasury-Abteilung zwangsläufig den Sprung von den schlichten Tabellen in die ausgefeilte TMS-Landschaft vollziehen? Langfristig ist dies sicherlich unvermeidbar, doch kurzfristig verbleibt zwischen beiden Extremen ein großer Gestaltungsbereich. Werden Unternehmen in ihrem Wachstum mit komplexeren Aufgaben und höheren Volumina konfrontiert, sind sie gezwungen, systemseitig nachzulegen, um sich ein gewisses Maß an Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten zu bewahren. Doch eine TMS-Auswahl und -Implementierung strapaziert Budget, Ressourcen und Zeit und schafft bestenfalls in einigen Monaten Abhilfe. Wenn alles davon ausreichend vorhanden ist, ist ein TMS, das auf soliden konzeptionellen Beinen steht, unbestritten die beste Lösung.

Was, wenn die Ressourcen nicht ausreichen?

Oft muss die Systemaufrüstung aber prompt und kostengünstig vonstattengehen. Die Ursachen dafür können vielfältiger Natur sein: Die interne Datenflut ist so stark angewachsen, dass sie nicht mehr zu überblicken ist. Akquisitionen und Umstrukturierungen haben eine völlige neue Ausgangslage geschaffen. Es fehlt es an Personal und Budget für große Projekte. Oder es geben externe Rahmenbedingungen, wie ein ausgeschöpfter Kreditrahmen, den letzten Impuls, um nun schnellstens Transparenz und Handlungsfähigkeit herzustellen.

Sind Lösungen „über Nacht“ gefragt, heißt es pragmatisch sein. Was wäre also geeigneter, als auf ein Werkzeug zurückzugreifen, das ohnehin schon genutzt wird: Microsoft Excel. Zugegeben, der Gedanke, auf Basis dieses Programms eine funktionstüchtige Steuerungsgrundlage herzustellen, lässt Treasurer unweigerlich schaudern: Fehleranfälligkeit, Personenabhängigkeit und ungenügende Historisierung lauten die bekannten Einwände. Doch machen wir uns die Vorteile zunutze: Flexibilität, Transparenz und Automatisierung. Excel muss nur richtig angewendet werden. Tabellenblätter dürfen nicht zu wild wuchernden Monstern verkommen, sondern müssen einem in sich schlüssigen Strukturrahmen folgen, auf einer konsistenten Datenbasis beruhen und logisch miteinander verknüpft werden. Ebenso müssen manuelle Tätigkeiten auf ein Mindestmaß reduziert werden. An ihre Stelle tritt ein hochgradiger Automatismus unter Nutzung gezielter VBA-Programmierung, deren Baukasten Excel ohnehin im Bauch hat und die es ermöglicht, jedwede Anforderung mit dem notwendigen Know-how auch individuell umzusetzen. Damit wird Excel zu einem sinnvoll einsetzbaren Tool.


Abb.1: Alles im Blick
Menüführung im SLG-Dispositions-Tool: Der Benutzer sieht alle Funktionen auf einer Oberfläche.


Excel-Schwächen umgehen, Stärken ausspielen

Auch Schwabe, Ley und Greiner bietet seit vielen Jahren ein Dispositions-Tool an, das Unternehmen hilft, ein Mindestmaß an Transparenz und Automatisierung im Bereich Cash-Management herzustellen: Ausgangspunkt ist die Verwaltung aller Kontoinformationen und der Import der täglichen Kontosalden über ein vorgelagertes E-Banking-System. Die einfache Erfassung von Vormerkposten, Geldmarktgeschäften, Derivaten sowie Zins- und Tilgungsplänen liefert ebenso alle notwendigen Plan-Cashflows für die gezielte

Tagesdisposition auf Kontenebene wie der Import von OP-Listen aus dem ERP-System. Das Tool bereitet alle Informationen sowohl für die historische Betrachtung als auch für eine mehrwöchentliche Vorschau auf und kombiniert sie mit zusätzlichen Informationen wie der Ausnutzung von Kreditlinien. Im Zusammenspiel mit einem einfachen Marktdatenimport kann ein Set individueller Arbeitsberichte und Management-Reports zusammengestellt werden – angefangen von Bewegungslisten auf Konten- und Firmenebene bis hin zu Finanzstatus und Bankenobligo.

Im Rahmen dieses Dispositions-Tools können die Stärken von Excel ausgespielt und die Schwächen durch gezielte Einrichtung und Programmierung umgangen werden. Resultat ist ein innerhalb weniger Tage (!) gemeinsam konzipiertes und eingerichtetes Werkzeug, das ohne großen Schulungsaufwand und mit geringen Ressourcen bestmöglichen Nutzen stiftet, wenn es darum geht, die Kontrolle über die eigenen Daten kurzfristig zurückzuerlangen. Auch können Sie das Tool je nach Anforderungen individuell gestalten und erweitern. Von Aval-Verwaltung über flexibel zusammenstellbare Berichte und Liquiditätsvorschau ist alles möglich, wenn man versteht, das Werkzeug richtig einzusetzen, um die eigenen Bedürfnisse mit dem höchstmöglichen Maß an Flexibilität und Automatismus abzubilden.


Abb.2: Was machen die Banken?
Die Entwicklung des Obligos kann im Zeitverlauf überwacht werden.


 

Die eigenen Anforderungen besser verstehen

Sollte mittelfristig dann doch eine TMS-Auswahl ins Haus stehen, hat so ein Dispositions-Tool einen begrüßenswerten Lerneffekt: Unternehmen bekommen ein klares Bild, welche Funktionalitäten zukünftig wirklich benötigt werden. Sie erfahren, welche Einzeldaten notwendig sind und welche Inhalte unternehmensweit zusammengetragen werden müssen. Alle Beteiligten verstehen, wie diese Informationen zusammenhängen und wie sie aufbereitet und ausgewertet werden können. Denn genau das ist der relevante Punkt: Die Auseinandersetzung mit den Anforderungen, wenn auch nur in den wesentlichen Grundzügen, erweitert das Verständnis für die zukünftig erforderlichen Systemfunktionen und Datenstrukturen enorm.

Somit birgt die gezielte und strukturell gut aufbereitete Nutzung von Excel im Allgemeinen sowie dem Dispositions-Tool im Speziellen drei wesentliche Vorteile: Erstens werden grundsätzlich benötigte Funktionen im Treasury auf ein Niveau gehoben, das Transparenz, Automatisierung, Flexibilität und Steuerbarkeit zulässt. Zweitens geht eine derartige Lösung sehr schnell und ressourcensparend in Stellung. Und drittens hilft sie bei der konzeptionellen Vorbereitung einer zukünftigen TMS-Auswahl. Damit können auch entsprechend durchdachte Excel-Lösungen guten Gewissens als adäquate Systemunterstützung angesehen werden.


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