Dem Cashflow auf der Spur

Wie VOSS Automotive GmbH zügig eine präzise Ist-Rechnung mit SAP aufgebaut hat

Es kann so einfach sein: Der mittelständische Automobilzulieferer VOSS Automotive GmbH hat mithilfe von SAP innerhalb von sechs Monaten eine präzise Ist-Rechnung sowie eine belastbare Liquiditätsvorschau erstellt. Wir beleuchten den Weg zum Erfolg und stellen dar, welche Voraussetzungen bei Ihnen vorliegen müssen, damit auch Sie ähnlich schnell zum Ziel gelangen.

VOSS nutzt nahezu flächendeckend das gleiche SAP-System, und das ist vielleicht auch schon die wichtigste Voraussetzung für eine schnelle Implementierung einer Ist-Rechnung. Weitere SAP-Systeme oder -Mandanten einzubinden würde das Vorhaben zwar ein wenig verkomplizieren, ist aber im Grunde auch kein Problem. Weiterhin ist von Vorteil, wenn wie bei VOSS alle Gesellschaften den gleichen oder einen zumindest ähnlichen Kontenplan nutzen.

Halten Sie Ihr wichtigstes Werkzeug bereit: den SAP Liquidity Planner

Für die Ermittlung der Ist-Daten in SAP benötigen Sie in SAP R/3 den SAP Liquidity Planner (in S/4HANA den Cash Flow Analyzer). Das Tool arbeitet grob wie folgt:

VOSS erhält beispielhaft einen Zahlungseingang über EUR 100.000 der Firma Mustermann GmbH. Die automatische Kontoauszugsverarbeitung (oder ein Buchhalter) erkennen den Zahlungseingang, ordnen ihn zu und gleichen einen „offenen Posten“ aus. Wie ein Detektiv untersucht und durchforstet der Liquidity Planner nun die in SAP FI erzeugte Belegkette.

Er startet beim Zahlungseingang auf dem Banken-Sachkonto und findet den Ausgleichsbeleg, der auf den Debitor „Mustermann GmbH“ verweist. Die Recherche geht weiter, und er stößt schließlich auf eine Rechnung, die gegen das Sachkonto „Umsatz gegenüber Dritten“ gebucht wurde. So stellt der Liquidity Planner fest: Bei dem Zahlungseingang der Firma Mustermann GmbH handelt es sich anscheinend um einen „Umsatz gegenüber Dritten“.

Theoretisch könnten Sie diese Analyse auch selbst in SAP vornehmen – bei tausenden von Cashflows, zahlreichen involvierten Sachkonten und Sammelbuchungen würden Sie allerdings schnell an Ihre Grenzen kommen. Der Liquidity Planner kann diese „retrograde“ Ermittlung auf Knopfdruck erledigen: Für einen Cash-Flow benötigt er Bruchteile von Sekunden, für die Cashflows eines gesamten Monats wenige Sekunden bis Minuten.

Am Ende steht eine vollständige Ist-Rechnung auf Basis der Kategorien Ihrer Liquiditätsplanung. Diese lässt sich detailliert aufgliedern, sodass Sie zum Beispiel auf täglicher Basis präzise nachvollziehen können, aus welchen Quellen Sie Geld erhalten haben und wohin Geld geflossen ist.

Projektbeginn: Konzept erstellen, System konfigurieren, Mappings pflegen

Der SAP Liquidity Planner ist ein Standardmodul von SAP, bei dem das notwendige „Grundcustomizing“ vergleichsweise überschaubar ist. Dennoch sollten Sie wesentliche Fragestellungen im Vorfeld klären, damit diese in der späteren Implementierung berücksichtigt werden können. Dazu gehören unter anderem, welcher Kontenplan relevant ist, wie Buchungsprozesse ablaufen oder generell welche SAP-Systemlandschaft vorliegt. Es hilft ferner, wenn Sie – wie bei VOSS – auf einem guten Grundverständnis für Ihre Buchungsprozesse aufbauen können und sich idealerweise bereits eine grobe Vorstellung davon gemacht haben, welche Sachkonten zu welchen Planungskategorien gehören.

Direkt nach dem Customizing erfolgt eine erste initiale Zuordnung von Sachkonten zu Liquiditätsplanungskategorien. Im Beispiel in Abb. 1 ist das Sachkonto „Umsatz ggü. Dritten“ auf die Kategorie „Umsatz mit Dritten“ gemappt. Sobald das Mapping für alle als relevant identifizierten Sachkonten steht, kann der Liquidity Planner eine erste Belegkettenanalyse durchführen und Ist-Cashflows den entsprechenden Planungskategorien zuordnen.


Abb. 1: Zuordnung des Cashflows
Beispielhafte und vereinfachte Belegkette vom unbekannten Cashflow zur genauen Zuordnung in der Ist-Rechnung der Liquiditätsplanung. Der Sprung von T-Konto zu T-Konto erfolgt über FI-Ausgleichsbelege (1). Die letztendliche Zuordnung läuft in der Regel über ein Mapping (2) von Sachkonto- zu Liquiditätsplanungsposition.


Die Ist-Daten-Zuordnung ist ein laufender, iterativer Prozess

Diese wird typischerweise am Anfang noch nicht perfekt funktionieren. So wird der Liquidity Planner regelmäßig auf Konten treffen, die noch nicht gemappt sind – wie viele das sind, hängt vom Umfang und Detaillierungsgrad Ihres initialen Mappings ab. Darüber hinaus wird es auch immer Buchungssachverhalte geben, bei denen das Tool regelbasiert entscheiden muss, wohin ein Cashflow zugeordnet werden soll. So sind etwa Soll- und Haben-Buchungen auf dem gleichen Darlehenskonto fallweise unterschiedlichen Planungspositionen zuzuordnen (entweder Auszahlungen oder Rückzahlungen aus Darlehen). All diese Dinge sind fortlaufend in den Einstellungen des Liquidity Planner zu ergänzen. Die Pflege ist auch für einen „Light User“ sehr einfach und intuitiv möglich und wird in der Regel, so auch bei VOSS, direkt durch den Fachbereich übernommen.

Auch beim Liquidity Planner gibt es Themen, die im Standard selbst nicht abgedeckt werden können. Bei VOSS war dies die Anforderung, die gesamte Ist-Rechnung nach internen und externen Debitoren sowie Kreditoren aufzugliedern. Dies wurde mit einer kurzen Programmierung im Rahmen eines „SAP User Exits“ umgesetzt, mit deren Hilfe die Gegenpartei eines Cashflows ausgelesen wird und die gewünschte Trennung in intern und extern erfolgen kann.

Um die Qualität der Liquiditätsplanung zu erhöhen, gab sich VOSS auch nicht mit der Ermittlung von Ist-Daten allein zufrieden: Zusätzlich sollte die Planung mit Vorschauwerten auf Basis gebuchter Rechnungen angereichert werden. Dafür ist eine Basis-aktivierung des SAP Cash Management notwendig, die allerdings mit ein wenig Erfahrung schnell erledigt ist. Das SAP Cash Management unterstützt die Ermittlung von Cashflows aus offenen Posten, indem diesen – anhand der hinterlegten Zahlungsziele oder regelbasiert – die jeweiligen erwarteten Zahlungszeitpunkte mitgegeben werden. Im Zusammenspiel mit dem Liquidity Planner kann darüber hinaus die für die Liquiditätsplanung benötigte Kategorisierung der Cashflows durchgeführt werden.


Abb. 2: Aufteilung von Cashflows
Ist-Rechnung für einen Beispielmonat mit Testwerten (fiktive Zahlen). Die Aufteilung von Cash-flows nach internen Einheiten erfolgt automatisiert anhand der Debitoren/Kreditoren-Nummern. Gleiches wird für Cashflows mit externen Partnern gemacht.


Wohin mit den Werten?

Grundsätzlich stehen für die Betrachtung der so ermittelten Ist- und Vorschaudaten auch in SAP Standardauswertungen zur Verfügung. Der meiste Mehrwert ergibt sich aber naturgemäß aus der Integration in die Liquiditätsplanung: Vorschaudaten aus SAP können die Treffsicherheit in den ersten Planmonaten erhöhen und der Vergleich mit Ist-Daten ist ein wert-volles Instrument zur Erhöhung der Planungsqualität. Bei VOSS ist die Liquiditätsplanung in TIP umgesetzt. Schnittstellen zwischen SAP und SAP-unabhängigen Planungstools sind im SAP-Standard nicht verfügbar, können aber in der Regel mit überschaubarem Aufwand eingerichtet werden. Auch bei VOSS wurde eine solche umgesetzt, um auf diesem Wege die Ist- und Vorschaudaten monatlich nach TIP zu übertragen.

Wenn Sie wie VOSS Ihre Buchungsprozesse zumindest rudimentär kennen, Ihre IT an den wenigen, aber wichtigen Stellen rasch mitzieht und Sie bereit sind, geringe bis moderate Ressourcen für ein derartiges Projekt abzustellen, dann verfügen Sie über die Voraussetzungen, den Liquidity Planner in kürzester Zeit – im Idealfall in drei bis vier Monaten – gruppenweit einführen.

Übrigens: Gerade wenn Sie derzeit noch SAP R/3 nutzen und in naher Zukunft auf S/4HANA wechseln wollen, ist die Einführung des Liquidity Planner auf R/3-Basis sinnvoll. Das liegt daran, dass die Optimierung der Zuordnungsregeln im Liquidity Planner in R/3 um ein Vielfaches leichter ist als im Cash Flow Analyzer in S/4. Die Migration von R/3 auf S/4 ist darüber hinaus vergleichsweise einfach.

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